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Un sistema de información de gestión (MIS) es un computadora Sistema de hardware y software que actúa como base para las operaciones de una organización. Un MIS recopila datos de varios sistemas en línea para respaldar la toma de decisiones de gestión, analiza la información y reporta datos.

En una organización, se utiliza para la coordinación, control, análisis y visualización de la información. Las personas, los procedimientos y la tecnología participan en el estudio de los sistemas de información de gestión en un entorno organizacional. Proporciona a las empresas y organizaciones tecnología que facilita la comunicación y el flujo de información, ayudando a resolver problemas y brindando a la organización una ventaja competitiva.

Papel del MIS

Un sistema de información de gestión (MIS) es una base de datos computarizada de datos financieros configurada y diseñada para generar informes periódicos sobre las operaciones para todos los niveles de gestión dentro de una empresa. Además, normalmente se pueden obtener fácilmente informes específicos del sistema. El objetivo principal del MIS es proporcionar a los gerentes retroalimentación sobre su desempeño para que la alta dirección pueda vigilar todo el negocio. El MIS a menudo compara datos 'reales' con resultados 'planificados' y resultados del año anterior para medir el progreso hacia las metas.

Los datos de los departamentos y funciones corporativas se envían al MIS. Parte de la información se recopila automáticamente a través de mostradores de pago conectados a computadora, mientras que otra información se ingresa manualmente a intervalos regulares. Otros informes se obtienen utilizando lenguajes de consulta integrados, mientras que los informes de rutina se preprograman y se realizan periódicamente o según demanda. Los gerentes utilizan funciones de visualización integradas en el sistema para verificar el progreso en las PC de escritorio conectadas al MIS por redes. La evolución de las acciones de la empresa también se sigue y muestra mediante varios sistemas sofisticados.

Evolución del MIS

Es útil dividir la historia de los sistemas de información gerencial en cuatro o cinco períodos para entender su evolución.

Mediados de los años 1960 a mediados de los años 1970:

Los sistemas de información estaban centralizados durante los primeros años de los MIS computarizados y solo se centraban en los requisitos de gestión y gobernanza. Los departamentos de contabilidad estaban a cargo de la mayoría de los sistemas de información y sus informes.

Mediados de los años 1970 a mediados de los años 1980:

Aunque MIS todavía se centraba principalmente en la gestión y la supervisión, otros departamentos estaban empezando a aprovechar la tecnología. La forma y el alcance de los grupos directivos adicionales de Sistemas de Información y las iniciativas dirigidas por los usuarios a menudo establecieron proyectos.

Mediados de los 80 hasta finales de los 90:

Este período vio el crecimiento de los sistemas de información centralizados y la descentralización de la información. Cada división tiene su red informática. Con frecuencia se hacía referencia a la gestión de la información como 'pastorear gatos'. Durante este tiempo, en muchas empresas surgió un nuevo trabajo para manejar la adquisición y operación de diversos sistemas de información.

Desde finales de la década de 1990 hasta la actualidad:

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Los sistemas de información todavía están estrechamente relacionados con el gobierno y la gestión en el período moderno, pero están muy dispersos y son accesibles para casi todos los empleados a través de varias plataformas. Para que una empresa cliente pueda acceder fácilmente a la información de los proveedores y sus consumidores, a su vez, puedan acceder a esa información, se integran muchos sistemas de información entre varias empresas.

Hoy adelante:

El rápido crecimiento del ancho de banda de Internet ha resultado en una dependencia significativa de la computación en la nube. Algunos afirman que esto presagia una nueva era en el ascenso del trabajador y que ésta es la era de los sistemas de información gerencial. Hoy en día, casi cualquier empleado puede emitir juicios fundamentados gracias a las herramientas a las que se puede acceder fácilmente a través de varias plataformas. La distinción entre quienes crean y quienes utilizan la información MIS es cada vez más confusa.

Pillars of MIS

Gestión, Información y Sistema comprenden los tres pilares de MIS. Estos se describen más adelante.

Gestión:Arte de lograr objetivos a través de y en colaboración con miembros de grupos formalmente establecidos. Son responsabilidades gerenciales las siguientes:
• Planificación
• organizando
• Dotación de personal
• Dirigente
• Controlador
Información:Datos con un contexto y un significado, donde los datos son información no procesada sobre una entidad (la entidad es el objeto de interés)Sistema:Un grupo de elementos interconectados con un límite distinto que cooperan para lograr un único objetivo.

Componentes del MIS

Cinco componentes componen un sistema de información de gestión: personas, procesos de negocio, datos, hardware y software. Para lograr los objetivos corporativos, cada uno de estos componentes debe cooperar.

Gente:Estos son los usuarios del sistema que lo utilizan para realizar un seguimiento de las transacciones comerciales diarias. Los usuarios suelen ser profesionales capacitados, como gerentes de recursos humanos y contadores.Trámites comerciales:Estas son las mejores prácticas generalmente aceptadas que instruyen a los usuarios y a todos los demás componentes sobre cómo operar de manera efectiva. Los usuarios, consultores y otras personas crean procedimientos comerciales.Datos:Las transacciones comerciales diarias que se documentaron. Los datos se recopilan para los bancos a través de transacciones como depósitos y retiros.Hardware:Ordenadores, impresoras , equipos de red y otros elementos conforman el hardware. El hardware proporciona la capacidad de procesar datos. Además, se proporcionan capacidades de conexión en red e impresión.Software:Estas son aplicaciones que utilizan hardware para funcionar. El software del sistema y el software de aplicaciones son las dos divisiones principales del software. El sistema operativo se denomina software del sistema. El software de aplicaciones describe el software especializado que se utiliza para realizar operaciones comerciales.

Objetivo del MIS

Los principales objetivos de un MIS son ayudar a los ejecutivos en las decisiones que promueven la estrategia del negocio e implementar la estructura organizacional y la dinámica de la empresa para administrar la organización de manera más efectiva y obtener una ventaja competitiva.

Algunos objetivos de MIS son los siguientes:

Captura de datos:MIS recopila datos de diversas fuentes internas y externas de la organización. Los datos pueden capturarse manualmente o mediante terminales de computadora.Tratamiento de Datos:Los datos registrados se procesan para crear la información necesaria. El procesamiento de datos incluye tareas que incluyen calcular, clasificar, categorizar y resumir.Almacenamiento de información:Los datos procesados ​​o no procesados ​​se conservan en el MIS para su uso posterior. Cualquier información que no se necesite inmediatamente se conserva como un registro para que la organización lo utilice más adelante.Recuperación de Información:Cuando es necesario, el sistema de información de gestión obtiene datos de sus bases de datos para varios usuarios.Diseminacion de informacion:Los usuarios de la organización reciben información, un producto terminado del sistema de información de gestión. Ocurre regularmente o en línea a través de una terminal de computadora.

Características del MIS

Aproximación del sistema:MIS se adhiere al enfoque de sistema, que denota un procedimiento paso a paso para examinar el funcionamiento de un sistema en el contexto del objetivo para el que fue creado. Implica tener una perspectiva integral sobre cómo funcionan los subsistemas organizacionales.Orientado a la gestión:La naturaleza orientada a la gestión de los MIS sugiere que se debe utilizar una metodología de diseño de MIS de arriba hacia abajo. Según un enfoque de arriba hacia abajo, las necesidades de gestión y los objetivos comerciales se deciden al inicio del desarrollo del sistema. MIS sugiere una gestión que trabaje dinámicamente con el desarrollo del sistema para alcanzar la integridad de las decisiones de gestión.Según requisitos:El MIS debe diseñarse y desarrollarse en función de los datos que los administradores necesitan. La planificación estratégica, el control de gestión y el control operativo son tres niveles separados en los que se encuentra la información necesaria sobre diseño y desarrollo. En consecuencia, MIS debería abordar los requisitos únicos de los gerentes en varios niveles de la jerarquía de una organización.Centrado en el futuro:Los MIS deben diseñarse y desarrollarse pensando en el futuro para que no se limiten a proporcionar únicamente datos históricos.Integrado:Un MIS completo combina todos sus subcomponentes para entregar los datos pertinentes para tomar una decisión acertada. Un elemento esencial de MIS es un sistema integrado que combina datos de varios dominios operativos.Flujos de datos comunes:Esta idea sustenta varias perspectivas fundamentales sobre el análisis de sistemas, incluida la reducción de la duplicación, la fusión de tareas relacionadas y la racionalización de procesos. El aumento del flujo de datos común es una idea sensata y rentable.Planificación a largo plazo:Dado que MIS implica una planificación lógica para el éxito de una organización, siempre debe desarrollarse como un plan a largo plazo. El analista debe considerar las demandas del negocio y los análisis centrados en el futuro al crear MIS.Relación relevante entre la planificación del subsistema:El desarrollo del MIS debe dividirse en sus subsistemas asociados. Estos sistemas de apoyo deben ser útiles con una planificación cuidadosa.Base de datos central:Los datos se presentan en forma de tabla en la base de datos central. Esta base de datos contiene datos relacionados con inventarios, empleados, clientes y otras fuentes de información. La base de datos es responsable de los procesos de inserción, eliminación y actualización de registros.

Tipos de sistema de información de gestión (MIS)

Los sistemas de información vienen en diversas formas para recopilar datos, proporcionar informes y ayudar a los gerentes operativos y de nivel medio en la toma de decisiones. Dependiendo de la situación, se utilizan varios sistemas de información de gestión. Por tanto, elegir el tipo de MIS adecuado es crucial. A continuación se explican algunos de los tipos de MIS más utilizados:

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1. Sistema de informes de gestión

Es una base de datos que rastrea todas las finanzas y actividades comerciales en varios niveles de gestión. Los gerentes de nivel medio suelen utilizar un sistema de informes de gestión para producir informes frecuentes comparando el desempeño financiero pasado y presente para evaluar el crecimiento financiero. Los directivos de nivel intermedio también pueden utilizarlo para analizar su desempeño. Los directivos de alto nivel comparan la situación financiera actual y la eficacia operativa de la empresa con los objetivos establecidos de la empresa utilizando los datos proporcionados por el sistema de informes.

2. Sistemas de control de procesos

Este sistema se centra en actividades comerciales físicas o industriales, como el ensamblaje de automóviles, el refino de petróleo o la fabricación de metales. El sistema de control de procesos recopila datos continuamente y produce un informe sobre el rendimiento del sistema. El informe ayuda a la dirección a evaluar qué tan bien está funcionando el proceso y proporciona información sobre cuándo ocurrió un evento específico. Además, revela con qué frecuencia el sistema de producción se desvía de un proceso de producción cíclico. Este tipo de datos es útil para evaluar la eficacia del sistema de producción y mantener el control sobre la seguridad de los trabajadores y los equipos.

3. Sistema de ventas y marketing.

Los gerentes pueden monitorear la efectividad de las ventas y la publicidad de una empresa a través de sistemas de ventas y marketing. A través de reseñas y comentarios de los clientes, los sistemas de marketing pueden generar informes que ayuden a los gerentes a elevar el calibre de sus productos. Los gerentes de marketing que utilizan sistemas de ventas pueden utilizar informes para obtener más información sobre las ventas esperadas y evaluar cómo se comparan con las ganancias actuales. Pueden utilizar esto para reconocer patrones y desarrollar soluciones para el desarrollo futuro. Estos sistemas pueden realizar un seguimiento de las discrepancias de precios entre productos y las promociones y campañas publicitarias actuales que utilizan minoristas específicos. Los gerentes pueden utilizar esta información para realizar un seguimiento de las ventas de un producto y apuntar a promociones o descuentos adicionales.

4. Sistema de control de inventario

Realiza un seguimiento de cada evento relacionado con el inventario, como robo, deterioro e inventario disponible, lo que permite a la administración ver qué productos se están agotando más rápidamente y requieren reposición, ya sea en ubicaciones minoristas específicas o en el almacén comercial. El sistema de control de inventario realiza un seguimiento del movimiento del inventario al almacén, del almacén a las tiendas, las ventas y las devoluciones.

5. Sistemas de contabilidad y finanzas

Realiza un seguimiento de los activos e inversiones de una organización. Recopila toda la información relevante para los informes financieros requeridos por ley para impuestos federales, estatales y locales, nómina y fondos de pensiones. Si la institución publica informes anuales, el sistema de contabilidad y finanzas entrega los informes requeridos para dichas auditorías. También facilita la publicación de transacciones diarias, como ingresos por ventas, devoluciones y depósitos bancarios. Este método es la base de los estados de cuenta mensuales, como los balances y pérdidas y ganancias. Además, estas declaraciones ayudan a los gerentes a comparar el éxito financiero actual de la empresa con sus resultados históricos y a establecer objetivos para una futura expansión.

6. Recursos humanos

Con el uso de este sistema de gestión de la información, la dirección puede regular cómo se distribuye la información en toda la empresa. El sistema de información ofimática incluye herramientas electrónicas que los gerentes utilizan para comunicarse con otros gerentes departamentales, su personal o incluso con otros empleados. La nómina, los beneficios y la jubilación son todos componentes financieros de los sistemas contables y financieros que este sistema rastrea. El sistema de recursos humanos también realiza un seguimiento de muchas cosas más. Proporcionar avisos de cumplimiento legal requiere sesiones de capacitación y regulaciones de recursos humanos facilita la comunicación entre los miembros del personal, recursos humanos y la gerencia.

7. Sistema de apoyo a las decisiones

Los sistemas de apoyo a las decisiones recopilan información de fuentes internas y externas para ayudar a los gerentes a tomar decisiones comerciales. Los datos de otros departamentos, como los datos financieros, los datos de inventario o los márgenes de ventas actuales de un trimestre, son ejemplos de datos de fuentes internas. Las fuentes de datos externos incluyen desarrollos de la industria, tasas de interés y costos con empresas o proveedores rivales. Al emitir juicios sobre el crecimiento del edificio, las cuotas de trabajo anuales o la creación de nuevas políticas, un gerente puede emplear un sistema de apoyo a las decisiones.

8. Sistema de información ejecutiva

El sistema de información ejecutiva está diseñado para ayudar a la dirección ejecutiva a supervisar a los ejecutivos. Al proporcionar información en tablas y gráficos, este sistema facilita a los gerentes analizar datos y emitir juicios informados.

9. Sistemas de información de marketing.

El Sistema de Información de Marketing se refiere a la recopilación, análisis, interpretación, almacenamiento y presentación sistemática de información de mercado a los especialistas en marketing de forma regular y continua procedente de fuentes internas y externas. Brinda a los especialistas en marketing detalles importantes para decidir cuál es la mejor manera de llevar a cabo las operaciones de marketing, como precios, empaque, desarrollo de nuevos productos, distribución, medios y promoción.

10. Sistema de transacciones

Los sistemas de procesos de transacciones capturan datos durante la actividad transaccional diaria de una organización. También pueden vigilar otras operaciones habituales, como colas de mercancías o reservas de diversos productos. La nómina y otras operaciones corporativas que involucran depósitos se pueden automatizar con sistemas de transacciones.

11. Sistema de gestión de información escolar.

Un sistema de información escolar (SIMS) permite que una escuela funcione de manera eficiente. Muchas escuelas están utilizando esta tecnología para manejar todas las operaciones detrás de escena de una escuela, así como para moldear los cerebros de los jóvenes. El sistema de información escolar ha disminuido la carga de trabajo de mantener y administrar los registros de asistencia de los estudiantes.

12. Planificación de recursos empresariales

Una empresa utiliza software o sistema para planificar y gestionar actividades diarias como la cadena de suministro, la fabricación, los servicios, las finanzas y otros procesos. Contabilidad y adquisiciones, gestión de proyectos, gestión de relaciones con los clientes, gestión de riesgos, cumplimiento y operaciones de la cadena de suministro son solo algunas de las tareas que el software de planificación de recursos empresariales puede realizar para automatizar y optimizar una empresa u organización.

Ventajas del MIS

Facilita la planificación:Con el crecimiento del tamaño y la complejidad de las organizaciones, los gerentes ahora trabajan de forma remota en lugar de desde el lugar de operaciones, gracias a la información útil que brinda MIS para una toma de decisiones efectiva.Minimiza la sobrecarga de información:MIS ayuda a segmentar los datos en componentes más manejables y pertinentes para la toma de decisiones. Como resultado, enormes cantidades de datos organizados son menos confusos.MIS fomenta la descentralización:La descentralización del poder es posible gracias al MIS. Esto ayuda a actualizar las políticas y prácticas organizacionales. Como existen sistemas minoritarios en niveles inferiores de medición del desempeño, esto es plausible.Aporta coordinación:Todos los nodos de toma de decisiones organizacionales están conectados a través de MIS. Esto garantiza el funcionamiento eficiente de una organización. Ayuda a la absorción de la actividad especializada para que cada área pueda comprender las necesidades y dificultades de las demás.Facilita el control:MIS es un instrumento crucial que conecta la planificación y el control de gestión. MIS utiliza computadoras para ampliar la capacidad de procesamiento y almacenamiento de datos y al mismo tiempo reducir los costos. Mejora la capacidad de la dirección para evaluar y mejorar el desempeño.

Desventajas del MIS

Bastante caro de instalar y configurar:El principal inconveniente de MIS es que su implementación es extremadamente costosa para una empresa. Para que este sistema de información funcione se necesitan numerosos componentes de hardware y software.Falta de flexibilidad para actualizarse:MIS no puede actualizarse automáticamente como muchas otras aplicaciones. El sistema debe actualizarse manualmente recopilando datos sin procesar e introduciéndolos para procesar y actualizar los datos almacenados previamente.Riesgo de fraude:En cada etapa de la transacción, se deben realizar controles y comprobaciones adecuados. Cualquier infracción podría dar lugar a situaciones potencialmente peligrosas, como que un intruso publique transacciones ilegales.Tiene en cuenta únicamente factores cualitativos:MIS ignora los aspectos no cualitativos, incluida la moral, la actitud y la motivación de los empleados, y prefiere considerar únicamente los factores cualitativos.Gran dependencia de la tecnología:En los sistemas de información computarizados, la tecnología depende en gran medida. No se puede acceder a la información durante cualquier falla de dispositivo o software hasta que se haya reemplazado el software o hardware necesario.