El método de texto a columna separa los datos de una sola columna en varias columnas para que sean fácilmente legibles. Por ejemplo, una columna contiene nombre, apellido y profesión en una sola columna. Entonces, esta función ayudará a los usuarios a separar estos valores en diferentes columnas.
El objetivo principal de utilizar este método es que cada columna debe tener valores atómicos. Si una sola columna contiene varios valores separados por un delimitador en sus celdas, este método le ayudará. Con este método, puede separar los múltiples valores almacenados en una sola celda.
Este capítulo le ayudará a dividir los datos de la celda en varias columnas. Los usuarios de Excel pueden dividir los datos según delimitadores, como coma, punto y coma, espacio u otros caracteres. Texto a columna es una característica sorprendente de usar.
Cuándo usar la opción de texto a columna
Texto a columna es una característica muy útil e interesante de Excel. Puede usarlo para dividir los datos de la celda en varias columnas. Los usuarios de Excel requieren esta función en el siguiente escenario. Por ejemplo,
Una columna contiene el nombre y el apellido en una sola celda. Más adelante deberá dividir estos nombres y apellidos en columnas separadas. Por lo tanto, se vuelve más legible. Es esencial cuando necesita transformar los datos de Excel a otro formato de archivo, como un archivo CSV.
Este proceso también se denomina proceso delimitador.
¿Dónde se encuentra esta característica?
Excel ofrece la función de texto a columna dentro de la pestaña Datos, desde donde puede usarla para separar los datos. En MS Excel, hay dos funciones para texto en columna:
El ancho fijo no ofrece seleccionar ningún carácter específico para dividir los datos. En lugar de esto, ocupa espacio de forma predeterminada como carácter de separación.
Puede utilizar cualquiera de ellas según sus necesidades. Ambos se utilizan en escenarios diferentes, son totalmente diferentes entre sí y no pueden cumplir los requisitos del otro. Por lo tanto, elija sabiamente el método de división.
Ejemplos
Discutiremos varios ejemplos en este capítulo mediante los cuales intentaremos mostrar el uso tanto de la división de delimitadores como del ancho fijo.
Ejemplo 1: dividir el texto usando delimitado
Ejemplo 2: dividir el texto usando un ancho fijo
Ejemplo 3: dividir el texto según diferentes delimitadores
Ejemplo 4: extraer los cuatro caracteres del texto
Ejemplo 5: extraer el nombre de dominio de la dirección de correo electrónico
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Estos ejemplos te ayudarán a aprender Excel. texto a columna característica que extrae el texto o separa los datos en varias columnas.
Ejemplo 1: dividir el texto usando delimitado
Tenemos un conjunto de datos que se almacenan en celdas de una sola columna. Aquí, el nombre y el apellido se almacenan en una sola columna.
Algunos nombres son sólo nombre sin apellido. Ahora queremos dividir estos datos en una columna separada. Para este ejemplo, usaremos el delimitado característica de texto a columna para dividir los datos.
Para esto, siga los pasos que se indican a continuación:
Paso 1: En primer lugar, inserte una nueva columna entre las columnas A y B porque no hay ninguna columna en blanco, justo inmediatamente a la derecha de la columna A.
Para insertar la columna, vaya a la columna B y haga clic derecho sobre ella. Entonces escoge Insertar de eso.
Consejo: Si no inserta una nueva columna, se anulará la columna B (columna de correo electrónico) existente actualmente.
Paso 2: Nombra la columna insertada como Apellido y luego seleccione la columna/celda cuyos datos desea dividir.
Paso 3: Ve a la Datos pestaña y haga clic en Texto a columna opción que abrirá un asistente.
Etapa 4: En este asistente, seleccione el Delimitado botón de radio esta vez y haga clic Próximo.
Paso 5: Ahora, seleccione los delimitadores (como coma, espacio en blanco o punto y coma) sobre la base de los cuales desea dividir los datos de las celdas.
Entonces, marca el Espacio casilla de verificación y desmarque otras aquí ya que estamos dividiendo el texto según el texto.
Paso 6: También puede obtener una vista previa de los datos y cómo se verán después de dividirlos en el Vista previa de datos sección. Si todo está bien, haga clic Próximo.
Paso 7: Aquí, mantenga el valor seleccionado predeterminado y haga clic en el Finalizar botón.
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Solo asegúrese de que la referencia del campo de destino no tenga el encabezado de la columna.
Paso 8: Observe que los nombres se han separado como nombre y apellido.
Ejemplo 2: dividir los datos usando un ancho fijo
Tenemos el mismo conjunto de datos utilizado en el primer ejemplo que contiene el nombre y el apellido en una celda de una sola columna. Ahora queremos dividir estos datos en columnas separadas. Esta vez usaremos el ancho fijo característica en lugar de delimitada para dividir los datos.
Siga los pasos indicados para dividir el texto en columnas:
Paso 1: Seleccione la columna/celda cuyos datos desea dividir. Antes de esto, inserte una columna entre las columnas A y B.
Paso 2: Ve a la Datos pestaña y haga clic en Texto a columna opción que abrirá un asistente.
Paso 3: En este asistente, seleccione el Ancho fijo botón de radio esta vez y haga clic Próximo.
Etapa 4: Establezca las posiciones deseadas desde donde desea dividir el texto de la columna.
Haga clic en la línea del medidor e inserte la flecha vertical. Luego puede moverlo a la posición donde desea dividir el texto. Después de configurar todas las posiciones de división, haga clic en Próximo.
Puedes establecer una o más posiciones ya que nosotros hemos configurado dos. Sin embargo, puede establecer más separadores simplemente haciendo clic en esta recta numérica.
Paso 5: Ahora puede ver la vista previa de los datos y cómo se verán después de dividirlos en el Vista previa de datos sección. Si se ve bien como desea, haga clic en Finalizar botón.
Paso 6: Vea que el texto de la columna seleccionada se ha separado en tres columnas pero no como queríamos.
También puede observar que los datos de la columna de correo electrónico se reemplazaron con datos divididos (tercera parte de los datos divididos) porque habíamos insertado solo una columna pero dividida en tres partes.
Conclusión
No parece útil aquí y no encaja en este escenario. Pero puede resultar útil en otros casos en los que un usuario requiera este tipo de separación. Le ayudará allí donde los delimitadores no funcionarían.
Ejemplo 3: dividir los datos según diferentes parámetros
Tomaremos un ejemplo más en el que dividiremos el texto en función de diferentes parámetros. Usaremos varios delimitadores aquí para dividir los datos en varias columnas. Con la ayuda de este ejemplo, aprenderemos cómo los usuarios pueden usar varios delimitadores juntos para dividir los datos.
Especialmente para este ejemplo, hemos preparado los siguientes datos donde la columna A contiene varios datos separados por comas y espacios en blanco.
Mira, esta vez no tenemos ningún dato en la columna más cercana. Por lo tanto, no necesitamos insertar una nueva columna.
Pasos para dividir texto en columnas usando delimitadores
Mire los pasos y sígalos mientras divide sus datos usando el método delimitado:
Paso 1: Seleccione los datos de la columna de destino cuyos datos desea dividir en varias columnas.
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Paso 2: Ahora, ve al Datos pestaña y haga clic en Texto a columna opción que abrirá un asistente.
Paso 3: En este asistente, seleccione el Delimitado botón de radio esta vez y haga clic Próximo.
El siguiente paso es seleccionar los delimitadores (coma y espacio en blanco) sobre esta base, de los cuales desea dividir los datos de las celdas.
Etapa 4: marca el Espacio y Coma casillas de verificación y desmarque otras para que divida el texto desde donde encontró el espacio o la coma.
Paso 5: Dentro de Vista previa de datos sección, puede obtener una vista previa de los datos separados sobre cómo se verán en las columnas después de la división. Si todo está bien, haga clic Próximo.
Paso 6: Encontramos datos separados como queríamos. Ahora, mantenga los valores predeterminados en este panel y haga clic en el Finalizar botón.
Paso 7: Observe que el texto se ha dividido en tres columnas. Pero verás que la fila que no contiene el apellido y el número se coloca en esa columna.
Ejemplo 4: extraer cuatro caracteres del texto
A veces, requerimos un número fijo de separación de caracteres o puede decir que se extrae del texto y se almacena en otra columna, la ancho fijo La función de texto a columna nos ayudará. Al establecer el ancho fijo como parámetro separado, podemos dividir el texto donde queramos.
Tenemos el siguiente conjunto de datos diseñado para este ejemplo. Extraeremos los primeros cuatro caracteres de cada dato de celda de la columna A utilizando la función de 'ancho fijo'.
Mire los pasos a continuación:
Paso 1: Seleccione la celda A2 a A9 que contiene los datos de texto (Nombre del color).
Extraeremos los cuatro caracteres o colocaremos los caracteres restantes en la siguiente columna.
Paso 2: Ve a la Datos pestaña y haga clic en Texto a columna opción que abrirá un asistente.
Paso 3: En este asistente, seleccione el Ancho fijo botón de radio esta vez y haga clic Próximo.
Etapa 4: Establezca las posiciones deseadas desde donde desea dividir el texto de la columna.
Haga clic en la línea del medidor para insertar un separador (una flecha vertical) y luego colóquelo después de cuatro caracteres.
Además, puede configurar uno o más separadores para dividir el texto. Puede establecer más separadores simplemente haciendo clic en esta recta numérica.
Paso 5: Cuando la posición del separador está configurada para la extracción, vea la vista previa de los datos dentro del Vista previa de datos sección y luego haga clic Próximo.
Paso 6: Al final, haga clic en el Finalizar Botón para guardar y guardar todas las operaciones.
Paso 7: Nuestros datos seleccionados se separan así: se extrajeron cuatro caracteres y permanecieron en el mismo otro y los caracteres restantes se colocaron en una nueva columna.
Se han extraído correctamente cuatro caracteres de cada celda de la columna A.
Ejemplo 5: extraer el dominio de la dirección de correo electrónico
Supongamos que tiene datos de empleado que contienen la dirección de correo electrónico. Es necesario extraer el nombre de dominio de sus direcciones de correo electrónico para alguna necesidad especial.
Ahora, representaremos el ejemplo para extraer el nombre de dominio de la dirección de correo electrónico. En este escenario, será útil la función delimitador de texto a columna. Veamos cómo se logrará.
Pasos para dividir texto en columnas usando delimitadores
Mire los pasos y sígalos mientras divide sus datos usando el método delimitado:
Paso 1: Antes de comenzar, proporcione el nombre de la columna. (Nombre de dominio) a la columna B, en la que almacenaremos el nombre de dominio extraído.
Paso 2: Ahora, seleccione la columna de dirección de correo electrónico sin el encabezado y vaya a la Datos pestaña donde haga clic en Texto a columna opción.
Se abrirá un panel donde podrás seleccionar la forma de extracción.
Paso 3: En este panel, seleccione el Delimitado botón de radio esta vez y haga clic Próximo.
El siguiente paso es seleccionar o definir los delimitadores (coma y espacio en blanco) sobre la base de los cuales desea dividir los datos de las celdas.
Etapa 4: Desmarca todas las casillas marcadas previamente y marca Otros, luego entra @ símbolo en su campo de entrada correspondiente y haga clic Próximo.
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De esta manera, un usuario puede especificar un carácter particular, un carácter especial, un texto, una cadena, un número o cualquier cosa que quiera convertirlo en separador. Puede hacerlo.
Paso 5: Dentro de Vista previa de datos sección, puede obtener una vista previa de los datos separados que se dividen desde donde se encontró @symbol en el texto de la columna.
Paso 6: Ahora, mantenga los valores predeterminados en este panel y haga clic en el Finalizar botón.
Paso 7: Los datos divididos se colocan en dos columnas: antes del símbolo @ y después del símbolo @ (separados como queramos).
Estos fueron varios ejemplos. Espero que hayas podido utilizar la función de texto a columna para separar los datos de la columna.