MS Excel, también conocido como Microsoft Excel, es un software muy utilizado en la mayoría de empresas o negocios a nivel mundial. Proporciona varias herramientas, funciones y características para que este software sea rentable para empresas globales en diversos campos. Por lo tanto, para aprender y organizar adecuadamente los datos usando Excel, debemos conocer la definición y los conceptos básicos de este poderoso software.
Este artículo analiza la definición de MS Excel y sus conceptos básicos para ayudarnos a familiarizarnos con este poderoso software.
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Definición de MS Excel
Por definición, 'Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo creado por Microsoft que utiliza tablas para registrar y analizar datos numéricos y estadísticos con fórmulas y funciones'.
En palabras simples, MS Excel es un potente programa de hoja de cálculo incluido con Microsoft Office y se utiliza principalmente para registrar datos en tablas. Consta de varias filas y columnas, que se pueden utilizar para ingresar datos. El programa se considera útil para diversas tareas, como calcular gastos semanales, realizar nóminas, contabilidad y clasificar/filtrar datos de forma interactiva según varios criterios.
Historial y lanzamientos de MS Excel
MS Excel es uno de los programas de software de hojas de cálculo más antiguos y ha pasado por varias actualizaciones y correcciones. Este potente programa de hoja de cálculo se lanzó inicialmente en 1985 para sistemas basados en Macintosh. Posteriormente, fue lanzado para otras plataformas populares, incluido Windows.
La siguiente tabla muestra la lista de todas las versiones de Excel publicadas hasta el momento para Macintosh:
| Versión de Excel (Macintosh) | Año de lanzamiento |
|---|---|
| Excel 1 | 1985 |
| excel 1.5 | 1988 |
| excel 2.2 | 1989 |
| excel 3.0 | 1990 |
| excel 4.0 | 1992 |
| excel 5.0 | 1993 |
| sobresalir 98 | 1998 |
| excel 2000 | 2000 |
| excel 2001 | 2001 |
| excel 2004 | 2004 |
| excel 2008 | 2008 |
| excel 2011 | 2011 |
| excel 2016 | 2016 |
| excel 2018 | 2018 |
La siguiente tabla muestra la lista de todas las versiones de Excel lanzadas hasta el momento para Windows:
| Versión de Excel (Windows) | Año de lanzamiento |
|---|---|
| excel 2.0 | 1987 |
| excel 3.0 | 1990 |
| excel 4.0 | 1992 |
| excel 5.0 | 1993 |
| Excel 95 | 1995 |
| Excel 97 | 1997 |
| excel 2000 | 2000 |
| excel 2002 | 2002 |
| excel 2003 | 2003 |
| excel 2007 | 2007 |
| excel 2010 | 2010 |
| excel 2013 | 2013 |
| Office 365 y Excel 2016 | 2016 |
| excel 2019 | 2018 |
Es importante tener en cuenta que la versión 4.0 de Excel se incluyó como parte de Microsoft Office Suite en la versión 3.0 de Office. Desde entonces, Excel se actualizó continuamente con la suite Office.
Características de MS Excel
En los primeros días, Excel jugó un papel crucial en la realización de diversas operaciones financieras para las empresas, incluida la contabilidad y el mantenimiento de registros. Sin embargo, ha recibido varias actualizaciones a lo largo del tiempo, lo que normalmente ayudó a hacer de Excel un software imprescindible para los procesos comerciales. La última versión de Excel viene con una amplia gama de funciones.
Algunas de las características esenciales de Microsoft Excel incluyen las siguientes:
Encabezado y pié de página: Al igual que los documentos de Word, también podemos utilizar un encabezado/pie de página en nuestros documentos de Excel. Se encuentra en la parte superior e inferior de cada página de un documento de hoja de cálculo.
Encontrar y reemplazar: MS Excel nos permite buscar los datos deseados, como texto o números, utilizando la función Buscar en la hoja de trabajo. Además, también podemos reemplazar los datos existentes con datos actualizados personalizados.
Protección de contraseña: Al utilizar la contraseña, podemos proteger nuestro libro de Excel del acceso no autorizado. En última instancia, esta característica nos ayuda a mantener nuestros datos seguros.
Filtrado de datos: El filtrado de datos es una forma más rápida de buscar y continuar trabajando con un subconjunto de datos en un rango seleccionado. La función de filtrado de datos es útil y viene con opciones de Autofiltro y Filtro avanzado.
Clasificación de datos: Usando la función de clasificación de datos, podemos organizar los datos de las hojas de cálculo de Excel en algunos órdenes lógicos. Excel normalmente nos permite ordenar los datos de varias maneras, incluido el orden ascendente o descendente.
Fórmulas incorporadas: MS Excel contiene una amplia gama de fórmulas que podemos utilizar para realizar cálculos desde fáciles hasta complejos. Algunas fórmulas básicas incluyen la suma, resta, multiplicación, división, promedio, mínimo, etc.
Actualización de datos en tiempo real: En Excel aplicamos diferentes funciones para calcular valores y obtener los resultados deseados. Si reemplazamos algunos valores existentes por los nuevos, Excel actualiza automáticamente los resultados en las celdas correspondientes.
Inserción de gráficos: Una de las características destacadas de Excel es la disponibilidad de varios gráficos, como gráficos circulares, gráficos de barras, gráficos de líneas y más. En ocasiones, estos gráficos pueden marcar una gran diferencia en el análisis y la comparación de datos.
Además de las funciones estándar de las hojas de cálculo, Excel también brinda soporte de programación a través de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) de Microsoft, la capacidad de acceder a datos de fuentes externas a través del Intercambio dinámico de datos (DDE) de Microsoft.
Usos de MS Excel
MS Excel se usa ampliamente para organizar datos y realizar cálculos desde fáciles hasta complejos para obtener resultados para análisis financieros. Se prefiere en casi todos los sectores empresariales y en empresas de pequeña y gran escala.
A pesar de esto, también se utiliza para gestionar gastos y otras cosas basadas en datos para las necesidades del hogar. No está mal decir que los usos de MS Excel son casi infinitos. Diferentes personas utilizan este poderoso software según sus necesidades.
Algunos de los usos esenciales de MS Excel se enumeran a continuación:
- Entrada de datos
- Gestión de datos
- Análisis financiero
- Modelamiento financiero
- Contabilidad
- Gestión del tiempo
- Administración de tareas
- Programación (VBA)
- Gestión de relaciones con el cliente (CRM)
- Elaboración de gráficos, gráficos e informes
En particular, Excel es un requisito para cualquier dato que deba organizarse.
La interfaz de Excel
La interfaz de Excel es sencilla y se puede entender fácilmente. Esto es importante para comprender la interfaz principal para comenzar a trabajar en ella.
La siguiente imagen muestra todas las secciones principales de Excel, incluida la barra de fórmulas, fila, columna, celda, pestaña de la hoja de cálculo, etc.
Analicemos brevemente todos los términos que se muestran en la imagen de arriba:
Conceptos básicos de MS Excel
Debemos conocer los conceptos básicos de MS Excel para comenzar a trabajar en él. Las siguientes son algunas cosas básicas que debe aprender:
Abrir un MS Excel
Abrir MS Excel es lo primero que debemos saber para trabajar en él. Puede haber diferentes formas de abrir un MS Excel, como por ejemplo:
- Podemos abrirlo haciendo doble clic en su icono directamente desde el escritorio si está instalado con la configuración predeterminada.
- Podemos abrirlo haciendo doble clic en su nombre en el menú Inicio, que se encuentra dentro de la carpeta de MS Office.
- Podemos utilizar la función 'Búsqueda de Windows' e ingresar el texto 'Excel'. Mostrará todos los archivos y programas con este nombre ubicados en la computadora. Así, podemos hacer doble clic en su nombre debajo de los programas para abrirlo.
Es importante tener en cuenta que MS Excel debe estar instalado en la máquina, y solo así podremos abrirlo. Si no encontramos el programa siguiendo los pasos anteriores, significa que el sistema no tiene la suite Office.
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Abrir una hoja de cálculo
Después de haber abierto MS Excel, nos pedirá que sigamos adelante. En concreto, muestra varios mosaicos entre los que podemos elegir el deseado y empezar a trabajar en él. Si queremos empezar a trabajar desde cero, podemos seleccionar el mosaico 'Libro en blanco' y ejecutar una hoja de cálculo negra.
Además, si tenemos un archivo Excel existente y queremos trabajar en él, podemos hacer clic en 'Abrir otros libros' desde la esquina inferior izquierda. Tras ello, podremos localizar el archivo mediante el explorador de archivos y hacer doble clic sobre él. El archivo existente se abrirá instantáneamente.
Trabajar con la cinta
La cinta se conoce como panel de control central de Excel. Esta poderosa herramienta se encuentra en la parte superior de la ventana después de abrir Excel.
Podemos hacer casi todo en excel desde la cinta.
Una cinta contiene varias pestañas, como Inicio, Insertar, Diseño de página y más, y cada pestaña consta de la cantidad de botones para procesar diferentes comandos en Excel. Lo mejor de estos botones es que si colocamos el cursor del ratón sobre cualquier botón nos indica qué tarea realizará.
Aparte de esto, Excel nos permite personalizar la cinta según nuestra elección. Podemos ocultar/mostrar e insertar nuevos comandos en consecuencia.
Administrar las hojas de trabajo
Otra característica excelente de Excel es que los libros de Excel pueden tener varias hojas de trabajo. Podemos administrar diferentes hojas de trabajo del libro directamente desde la parte inferior de la ventana. En un 'libro en blanco' predeterminado, podemos ver una sola hoja con el nombre 'Hoja1'.
Para insertar más hojas de trabajo, podemos usar un más (+) signo, que se encuentra al lado del nombre de la hoja. Además, podemos botón derecho del ratón en su nombre para mostrar la cantidad de otras opciones relacionadas con las hojas. Podemos hacer clic en estas opciones para administrar las hojas de trabajo en consecuencia.
Ingresando los datos
Ingresar los datos en Excel es uno de los pasos básicos. Si bien es el paso inicial que debemos realizar en Excel para comenzar a trabajar con datos, es bastante fácil y casi no requiere esfuerzo.
Para ingresar los datos, podemos seleccionar la celda específica y comenzar a presionar el botón del teclado en consecuencia. A pesar de esto, también podemos copiar, cortar y pegar datos en Excel de otros programas. Además de esto, también podemos importar los datos de otros archivos.
Excel nos permite utilizar texto, números, símbolos y otros caracteres necesarios para la entrada de datos.
Realizar cálculos
Otra gran característica de Excel es que podemos realizar varios cálculos sobre nuestros datos. Realizar cálculos básicos en Excel es muy fácil.
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Podemos utilizar signos matemáticos entre los datos y los resultados se proporcionarán automáticamente. Por ejemplo, si ingresamos = 4+5 en cualquiera de las celdas y presione el botón Enter, la celda mostrará el valor 9 , Cuál es el suma de 4 y 5. Además, si seleccionamos una celda en particular, la fórmula original (lo que hayamos dado en esa celda) se muestra en la barra de fórmulas.
De otra forma, también podemos utilizar las referencias de celda e insertar las operaciones matemáticas entre ellas. Esto también derivará el resultado correspondiente. Por ejemplo, supongamos que ingresamos 4 en la celda A1 y 5 en la celda B1. Próximo, entramos = A1+B1 en la celda C1. Al hacer esto, la celda C1 muestra la suma de los valores dados en las celdas A1 y B1.
De igual forma, podemos realizar otros cálculos aritméticos en Excel.
Usando funciones
Obtener resultados utilizando las funciones de Excel es una de las tareas esenciales y puede reducir el tiempo del proceso de trabajo hasta cierto punto.
En particular, la mayoría de funciones/fórmulas toman conjuntos de números como entradas y proporcionan los resultados correspondientes. Analicemos esto con un ejemplo simple:
Supongamos que ingresamos 4 en la celda A1 y 5 en la celda B1. A continuación ingresamos = SUMA(A1,B2) en celda C1. Al hacer esto, la celda C1 muestra la suma de los valores dados en las celdas A1 y B1.
Excel tiene una amplia gama de funciones valiosas. Para ver diferentes funciones, podemos navegar a la pestaña 'Fórmulas' y seleccionar la categoría específica desde allí. Excel muestra todas las funciones admitidas de esa categoría en particular.
Una vez que nos familiaricemos con las funciones, podemos introduzca el signo igual (=) dentro de la celda y escriba el inicio de cualquier función en ella. Luego, Excel muestra automáticamente las funciones correspondientes y su sintaxis. Podemos seleccionar la función y continuar según la sintaxis.
Salvando nuestro trabajo
Una vez que hayamos realizado nuestro trabajo, debemos guardarlo en un archivo. Si cerramos el Excel sin guardarlo perderemos nuestro trabajo. La forma más sencilla de guardar un archivo de Excel en una computadora es presionar un atajo de teclado 'Ctrl+S'. Una vez que presionemos este acceso directo, Excel nos pedirá que elijamos un nombre de archivo y la ubicación para guardarlo.
También podemos hacer clic en el 'Ahorrar' botón ubicado en el 'Acceso rapido a la barra de herramientas'. Este botón también nos ayuda a guardar los datos temporales en un archivo existente.
Puntos importantes para recordar
Hay muchas cosas cruciales que debemos saber antes de empezar a trabajar en Excel. Algunas de las cosas más importantes que debe recordar se enumeran a continuación:
- Excel nos permite utilizar una amplia gama de atajos de teclado para agilizar nuestro proceso de trabajo. Debemos utilizar las teclas de acceso directo de Excel y aumentar la productividad de nuestro proceso de trabajo.
- Cuando queremos compartir un archivo de Excel con alguien y no es necesario editarlo más, debemos guardar un archivo en formato pdf. Este formato no es fácil de editar, lo que hace que los datos estén protegidos contra entradas no autorizadas. Además, el formato pdf también es más conocido para fines de impresión.
- Excel nos permite utilizar diferentes extensiones de archivos. Sin embargo, cada extensión tiene sus usos. En particular, la extensión XLSX es el formato predeterminado para archivos de Excel cuando no hay macros VBA en su interior.
- Si el archivo excel tiene grandes cantidades de datos (normalmente más de 10 MB), debemos utilizar la extensión XLSB. Es más rápido y compatible con todas las funciones, formateo e incluso macros de VBA. Sin embargo, es posible que este formato no sea compatible con otros programas de hojas de cálculo.
- Dado que Excel admite la programación VBA, no debemos abrir un archivo Excel recibido de fuentes no confiables porque puede contener algunos códigos vulnerables.
- Al guardar un archivo de Excel usando el comando 'Guardar como', debemos tener cuidado; de lo contrario, podemos terminar reemplazando por error el archivo por el original. De esa forma, en ocasiones podemos perder datos esenciales.