Microsoft Excel es uno de los programas de hojas de cálculo más antiguos y utilizados. El software ha recibido muchas actualizaciones a lo largo del tiempo, incluida la compatibilidad con nuevas extensiones o tipos de archivos que han aparecido con el tiempo. Cada nueva extensión tiene una funcionalidad y un uso completamente diferentes. Por tanto, conviene conocer las distintas extensiones más utilizadas en Excel.
En este artículo, analizamos las extensiones de archivo comunes utilizadas en Excel. Antes de analizar las extensiones de archivo de Excel, primero comprendamos la definición de extensión de archivo.
¿Qué es una extensión de archivo?
Una extensión de archivo se refiere principalmente a un sufijo agregado al final del archivo de computadora (un objeto que contiene información, datos o comando) para definir el tipo de archivo. Generalmente, una extensión de archivo incluye de dos a cuatro caracteres. Además, la extensión se separa del nombre del archivo mediante un signo de punto (.).
Por ejemplo, un archivo con el nombre 'Example.docx' tiene una extensión de archivo '.docx', lo que indica un archivo de documento de Word.
¿Por qué son importantes las extensiones de archivos de Excel?
Existe una amplia gama de extensiones de archivos. Cada extensión proporciona la información necesaria sobre el tipo de archivo. Cada extensión tiene una función específica y debemos conocer la extensión para abrir un archivo utilizando el tipo de software adecuado. No todas las extensiones de archivos son compatibles con todos los programas. De esa forma, las extensiones de archivo de Excel pueden ayudarnos a saber más sobre el tipo de archivo y qué tipo de datos incluye, es decir:
- Ya sea que incluya VBA (Visual Basic para Aplicaciones) o macros,
- Si el archivo es una plantilla,
- Si el archivo se guarda para una versión anterior de Excel,
- Si el archivo se guarda con la versión heredada general,
- Si el formato del archivo es binario o un documento XML, etc.
Todos estos detalles se pueden obtener por extensión de archivo. Cada extensión tiene un nombre descriptivo, que nos ayuda a identificar el propósito o técnica para la que se utiliza la extensión correspondiente. Además, podemos ordenar/organizar diferentes tipos de archivos en diferentes directorios después de conocer sus extensiones de archivo.
Extensiones de archivos de Excel
Aunque Excel tiene una variedad de extensiones de archivo compatibles, a continuación analizamos algunas de las extensiones importantes:
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Extensión XLSX en Excel
La extensión XLSX es la extensión predeterminada de Excel cuando no se utilizan macros. Esta extensión se basa en XML y se utiliza principalmente para Excel 2007 y Excel 2010. Antes de Excel 2007, la extensión de archivo estándar para Excel era XLS. Después de introducir la extensión XLSX, el tamaño del archivo se redujo drásticamente en comparación con el XLS. Debido a esto, descargar y compartir archivos se volvió mucho más fácil que antes.
Aparte de esto, XLSX es una extensión libre de código malicioso. Esto se debe a que la extensión XLSX no puede almacenar el código de macro VBA. Sin embargo, puede utilizar y almacenar todas las funciones utilizadas en Excel. Además, esta extensión es compatible con otro software similar, lo que hace que los archivos de esta extensión sean accesibles en otras aplicaciones. La principal desventaja de usar la extensión XLSX es que si queremos ejecutar el archivo en una versión anterior a Excel 2007, no podemos guardar el archivo de Excel usando esta extensión.
Extensión XLS en Excel
Como dijimos anteriormente, la extensión Excel XLS era el tipo de extensión más popular antes de Excel 2007. Posteriormente, fue reemplazada por XLSX. Por lo tanto, la extensión XLS ahora está casi obsoleta y ya no usamos ni vemos esta extensión. Sin embargo, la extensión todavía está en uso y muchos software y herramientas todavía tienen la opción de exportar los datos como archivos XLS. La única razón por la que la extensión XLS todavía existe en muchos programas es que algunas personas pueden necesitar abrir un archivo en versiones de Excel anteriores a 2007 (es decir, Excel 2003).
Dado que Excel puede leer esta extensión, podemos usar cualquier archivo antiguo con esta extensión en la nueva versión de Excel y continuar trabajando en él. La extensión XLS es la extensión de archivo predeterminada desde la versión 2.0 de Excel hasta la versión 2003 de Excel. Existen algunas desventajas al usar esta extensión hoy en día. Requiere más espacio en disco, puede contener código VBA malicioso y consta de una cantidad relativamente pequeña de filas y columnas que las últimas extensiones.
Extensión XLSM en Excel
Siempre que incluimos Vba macros en nuestro archivo de Excel existente e intentamos guardarlo, vemos una notificación que indica que para conservar las macros de VBA, debemos guardar un archivo en la extensión XLSM. La extensión XLSM es la extensión predeterminada cuando hay macros dentro de un archivo de Excel. Esta extensión es similar a la extensión XLSX pero con soporte adicional para macros.
Esta extensión de archivo basada en XML y habilitada para macros solo funciona en Excel 2007 y versiones posteriores. Esto significa que no podemos usar esta extensión en Excel antes de Excel 2007. La extensión XLSM se introdujo principalmente para aumentar la seguridad de los archivos de Excel y protegerlos de macros y virus maliciosos. Además, esta extensión también puede almacenar todas las demás funciones utilizadas en Excel. La desventaja de utilizar extensiones XLSM es que requiere más espacio en disco que otros formatos de archivo (como XLSB).
Extensión XLSB en Excel
La extensión XLSB es una alternativa opcional a las extensiones XLSX y XLSM para guardar archivos de Excel. Sin embargo, esta extensión de archivo en particular es mucho más rápida que XLSX y XLSM para abrir y guardar archivos de Excel. Por eso la extensión XLSB se utiliza principalmente para archivos de gran tamaño (más de 10 MB). A diferencia de las extensiones XLSX y XLSB, la extensión XLSB no utiliza el formato XML para almacenar información. En cambio, utiliza el formato binario.
Aparte de esto, la extensión XLSB utiliza comparativamente menos espacio en disco porque los datos se almacenan en una estructura binaria. Esta extensión también puede almacenar macros de VBA y, por lo tanto, no debemos ejecutar estos archivos si los descargamos u obtenemos de fuentes no confiables. Dado que la extensión XLSB se introdujo con Excel 2007, no podemos abrir archivos XLSB en Excel 2003 y versiones anteriores. Además, la extensión XLSB no se utiliza en la mayoría del software de terceros (es decir, OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg, etc.), por lo que es posible que no podamos abrir/exportar nuestros archivos existentes.
Extensión XLTX en Excel
La extensión XLTX se utiliza principalmente para plantillas de Excel. Las plantillas de Excel suelen definirse como archivos formateados con diferentes estilos, funciones y funcionalidades. De esta forma, las plantillas se crean y clasifican en secciones separadas y se descargan desde Excel. Además, podremos crear nuestras plantillas personalizadas y guardarlas usando la extensión XLTX.
Esta extensión en particular es beneficiosa cuando a menudo comenzamos a trabajar desde un punto particular para diferentes archivos. Entonces, si guardamos ese punto en particular como plantilla, podemos usar esta plantilla como punto de partida para otros libros de Excel en todo momento. Además, podemos utilizar el comando 'Guardar como' para guardar nuestro trabajo en un nuevo archivo de Excel, dejando el archivo original o una plantilla intacta de los cambios.
Extensión XLTM en Excel
XLTM es otra extensión utilizada para las plantillas de Excel. Sin embargo, esta extensión está habilitada para macros, lo que nos permite usar macros VBA con plantillas. Más específicamente, podemos usar la extensión XLTM para guardar nuestras plantillas de Excel personalizadas con soporte de macros adicional.
Por otro lado, podemos utilizar estos archivos (plantilla de Excel con macro) como punto de partida para otros libros de Excel que contengan macros siempre que los requieramos.
Extensión XLAM en Excel
La extensión XLAM se utiliza principalmente para guardar datos de complementos. Esta extensión no se usa comúnmente para uso general. Funcionan como complementos y, cuando iniciamos estos archivos, pueden funcionar de manera eficiente en Excel. Es importante tener en cuenta que los archivos XLAM proporcionan algunas características y funcionalidades adicionales para usar en Excel. En particular, estos archivos nos ayudan a agregar/ampliar las funciones de Excel. También pueden incluir macros de VBA, imágenes, cintas y hojas de trabajo con formularios.
Los archivos con XLAM se pueden iniciar fácilmente como archivos normales de Excel. Dado que estos archivos se utilizan para complementos, es posible que necesitemos habilitar la opción Complementos desde la configuración de Excel (Archivo> Opciones> Complementos) si está desactivada. Por lo tanto, la próxima vez que abramos Excel, veremos funciones adicionales de ese complemento en particular.
Extensión CSV en Excel
La extensión CSV (valores separados por comas) generalmente guarda un libro en texto sin formato. Esto significa que no almacena ninguna fórmula ni formato dentro de los archivos. Sin embargo, esta extensión puede contener caracteres de tabulación, saltos de línea y otros caracteres para interpretarlos correctamente en otros sistemas Windows. Además, la extensión CSV guarda sólo la hoja activa.
Excel nos permite importar o abrir archivos CSV directamente desde el propio Excel. La principal aplicación de archivos CSV implica el uso de datos para importar y exportar explícitamente. Por lo tanto, la mayoría del software de bases de datos admite esta extensión para que podamos importar/exportar datos. Dado que esta extensión no incluye fórmulas ni formato, el tamaño del archivo suele ser pequeño. Esto nos permite utilizar una gran cantidad de datos. Además, podemos utilizar filas y columnas ilimitadas. Los archivos de Excel que se guardan con la extensión CSV funcionan mucho más rápido durante el proceso de apertura y cierre.
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Extensión ODS en Excel
ODS (Open Document Spreadsheet) es una extensión diseñada para funcionar con Excel y otro software como OpenOffice, LibreOffice, etc. Cuando se trata de Excel, esta extensión en particular no admite todas las características y funcionalidades. Esta es la razón por la que la extensión ODS no se utiliza con frecuencia. Esta extensión es principalmente beneficiosa cuando queremos compartir nuestro archivo Excel con alguien que trabaja en otras aplicaciones de Office.
Aparte de esto, cuando recibimos un archivo ODS de alguien y lo abrimos/exportamos a Excel, podemos ver algunos problemas en el formato y las funciones (como tablas, gráficos, formato condicional y más). Normalmente, perdemos formato o funciones que Excel no admite, pero OpenOffice sí. Sin embargo, la extensión ODS puede almacenar texto y datos de forma adecuada.
Extensión PDF en Excel
Excel también permite guardar una hoja de trabajo en una extensión PDF (formato de documento portátil). Aunque esta extensión es la menos popular en Excel, a veces es la más útil. La extensión PDF se utiliza principalmente cuando necesitamos compartirla con otras personas o imprimirla en papel. Esto se debe a que PDF mantiene el formato del archivo y, por lo tanto, no se convierte automáticamente de un sistema a otro. Además, los documentos guardados en formato PDF se pueden reproducir fácilmente utilizando métodos de impresión comerciales, ya que el PDF conserva el formato.
Dado que la extensión PDF se introdujo con Excel 2010, no está disponible para su uso en Excel 2007 y versiones anteriores. Además, abrir un archivo PDF en Excel puede causar algunos problemas de formato porque existen diferentes programas para abrir este formato de archivo en particular, como Adobe Reader.
¿Cómo comprobar la extensión de archivo de Excel?
Podemos probar diferentes métodos para verificar las extensiones de los archivos guardados con Excel. Los dos métodos más simples para verificar la extensión del archivo se analizan a continuación:
Método 1:
- Primero, necesitamos abrir una ubicación (es decir, una carpeta) donde se guarda el archivo. Debemos seleccionar el archivo y hacer clic derecho sobre él con el mouse.
- En la siguiente pantalla, debemos hacer clic en ' Propiedades ' opción del final de la lista. Se parece a esto:
- Después de eso, veremos una ventana de Propiedades. Aquí podemos verificar el tipo de archivo o la extensión debajo del ' General ' pestaña. Consulte la siguiente imagen:
Método 2
Aparte del método tradicional comentado anteriormente, también podemos marcar el ' Extensiones de nombre de archivo 'caja del' Vista 'pestaña en el explorador de archivos. Esto mostrará las extensiones de archivo con los nombres de archivo dentro del explorador de archivos.
Conversión de extensión de archivo de Excel a otros formatos
Podemos convertir la extensión de un archivo de Excel existente a otro formato navegando por el Archivo > Guardar como en Excel. Veremos varios formatos de archivo en un menú desplegable junto al ' Guardar como tipo ' texto. Sin embargo, los formatos disponibles en la lista pueden variar según el tipo de hoja activa (una hoja de gráfico, una hoja de trabajo o cualquier otro tipo de hoja).
Entendamos esto profundamente con las imágenes:
- Primero, necesitamos abrir un archivo que queremos guardar con otra extensión. Podemos abrir cualquier archivo existente yendo a ' Archivo ' y luego haciendo clic en la opción ' Abierto ' de la lista. Sobresalir
- Una vez abierto el archivo en Excel, tenemos que hacer clic en el botón ' Archivo ' pestaña nuevamente y elija el ' Guardar como 'opción de la lista. A pesar de esto, también podemos utilizar la tecla abreviada del teclado ' F12 ' para iniciar rápidamente el cuadro de diálogo 'Guardar como'.
- En la ventana 'Guardar como', tendremos las opciones para elegir la ubicación, ingresar el nombre del archivo y elegir el tipo de archivo (extensión). Podemos elegir el tipo de archivo en la lista desplegable, como se muestra en la siguiente imagen:
- Después de completar el paso anterior, debemos hacer clic en ' Ahorrar ', y se guardará un nuevo archivo con la extensión de archivo seleccionada en la ubicación elegida.
Nota: Cuando cambiamos o guardamos una extensión de archivo de Excel existente en otro formato de archivo, es posible que algunos de sus formatos, características o datos no siempre se transfieran.
¿Qué extensión de archivo debemos elegir en Excel?
Es fundamental elegir la extensión correcta para un archivo de Excel; de lo contrario, puede comportarse mal. Depende principalmente de las necesidades del usuario y del tipo de datos, características o formato que el usuario quiera utilizar en el archivo de Excel.
Los siguientes son algunos puntos útiles para seleccionar el mejor tipo de archivo para un archivo de Excel:
- Si queremos guardar nuestro archivo Excel para tomar una copia impresa sin editarlo más, se recomienda elegir la versión PDF. Esto se debe a que algunos formatos pueden cambiar automáticamente después de imprimir cuando se guardan en otras extensiones de archivo. Además, una vez que se guarda un PDF con el formato adecuado, no se cambiará automáticamente al imprimir. Además, los archivos PDF también son difíciles de editar, por lo que ninguna otra persona puede cambiar los datos fácilmente.
- Si un archivo de Excel tiene macros VBA y el tamaño del archivo es relativamente grande, se sugiere utilizar la extensión XLSB. Incluso si no se utilizan macros VBA, pero el tamaño del archivo es grande (más de aproximadamente 10 MB), debemos elegir la extensión XLSB. Además, si un archivo tiene macros VBA y el tamaño es inferior a unos 10 MB, es bueno utilizar la extensión XLSM.
- Si es necesario abrir y editar un archivo Excel con otro software popular, se sugiere elegir la extensión ODF o XLSX estricto.
- Si queremos guardar un archivo de Excel para abrirlo con otras versiones de Excel, como Excel 2003 o anteriores, debemos elegir la extensión XLS. Esta extensión es compatible con la versión anterior; sin embargo, las características de las nuevas versiones no se mostrarán en las versiones anteriores.
Estos son algunos de los formatos más comunes entre los que podemos elegir. Sin embargo, hay muchas más opciones que podemos elegir en función de los requisitos.